เมื่อพูดถึงอาชีพเลขานุการ ( Secretary) แล้วเชื่อว่าหลายๆคนคงจะนึกถึงผู้หญิงที่แต่งตัวสวยทำงานใกล้กับเจ้านายใส่รองเท้าส้นสูงเดินสับๆอย่างกระฉับกระเฉงอยู่ตลอดเวลานั้นดูเป็นการทำงานที่สบายแต่แท้ที่จริงแล้วกลับมีภาระและรายละเอียดงานที่เยอะกว่าที่เราเคยคิด
อ่านมาถึงตรงนี้ใครที่กำลังสนใจที่อยากจะเดินในสายอาชีพเลขานุการอย่าเพิ่งตกใจกลัวไปค่ะ เพราะเราได้รวบรวมประสบการณ์ตรงของผู้ที่ประกอบอาชีพเลขานุการไว้ สำหรับคนที่ยังไม่แน่ใจว่าภาระงานที่ต้องรับผิดชอบ ตอบโจทย์กับไลฟ์สไตล์การชีวิตของเราแล้วหรือยัง มาศึกษาและหาคำตอบไปพร้อมๆ กันเลยค่ะ
ความคิดเห็นจากผู้ที่ทำงานในสายงาน “เลขานุการ”
คำถาม : งานเลขานุการต้องทำอะไรบ้าง?
• การรับหนังสือเอกสารต่างๆ ตรวจสอบให้ครบถ้วน ถูกต้อง
• สรุปและบันทึกการ นัดหมาย ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
• ติดตามเจ้านายในการไปประชุม ติดต่อลูกค้าตามที่ได้รับมอบหมาย
• ทำหนังสือหรือจดหมายโต้ตอบ ทั้งที่เป็นทางการ หรือทางอีเมล
• ตรวจสอบ จัดเก็บ และดูแลเอกสาร
• ไม่เปิดเผยความลับของเจ้านายและบริษัท
คำถาม : เสน่ห์ของงานเลขานุการคืออะไร?
• เป็นคนที่เจ้านาย ไว้วางใจให้มาเป็นผู้ช่วยแบ่งเบาภาระ
• ได้ใช้และพัฒนาทักษะการสื่อสาร ทั้งฟัง พูด อ่าน และเขียน
• หากเป็นบริษัท ที่ต้องทำงานกับต่างชาติ
• จะได้ใช้ภาษาอังกฤษและภาษาที่สามใน การทำงาน
• พัฒนาการแต่งกายและบุคลิกภาพ เพราะเป็นงานที่ต้องมีภาพลักษณ์ที่ดี
• เป็นหน้าเป็นตาให้กับเจ้านายและบริษัท
คำถาม : ข้อดีของงานเลขานุการคือ?
• ได้พัฒนาตัวเองให้เป็นคนที่ทำงานดี และมีระบบ
• เป็นคนที่มีความรอบรู้ สามารถเป็นตัวกลางหรือตัวแทนเจ้านาย
• ในการสั่งงานหรือกระจายงานได้
คำถาม : ข้อเสียของงานเลขานุการคือ?
• ความกดดันเพราะมีหน้าที่และความรับผิดชอบสูง
คำถาม : คุณสมบัติของเลขานุการที่ควรมี?
• รักษาความลับ
• มีไหวพริบ แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้
• รับแรงกดดันได้ดี
• ตรงต่อเวลา
• รับผิดชอบทำงานเสร็จภายในกำหนด
• มีทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรมพื้นฐานได้เป็นอย่างดี
• (Word, Excel – คำนวณพื้นฐานได้)
• มีทักษะการพูดและเขียนในระดับดี หากเป็นบริษัทต่างชาติ
• ภาษาอังกฤษ และ/หรือ ภาษาที่ 3 ต้องอยู่ในระดับดีหรือดีมาก
• หากมีคะแนนสอบวัดระดับภาษาควรแนบใน Resume
• มีความละเอียดรอบคอบ
• บุคลิกภาพและการแต่งตัวเหมาะสม
เส้นทางที่จะก้าวสู่ตำแหน่ง “เลขานุการมืออาชีพ” นั้นไม่ได้ง่ายและไม่ได้ยาก หากเรามีการเตรียมความพร้อมที่ดีตั้งแต่ตอนนี้ตามที่รุ่นพี่ในสายอาชีพเลขานุการ ได้แบ่งปันประสบการณ์ทำงานและคุณสมบัติที่เลขานุการควรมีผู้อ่านท่านไหนที่คิดว่า “นี่แหละอาชีพในฝัน” ก็ขอให้เตรียมความพร้อมให้เต็มที่เปลี่ยนจากอาชีพในฝัน ให้กลายมาเป็นอาชีพในชีวิตจริงนะคะ
